Onlangs presenteerde TRIAS in samenwerking met Gilde-BT een nieuwe versie van het SubsidieVolgSysteem. Het SubsidieVolgSysteem (SVS)  is een webbased subsidiemanagement systeem, waarmee een organisatie grip krijgt op het totale proces van subsidies. Het systeem geeft een helder beeld van alle aangevraagde, beschikte, lopende en vastgestelde subsidietrajecten. Tijdens de ontwikkeling hebben TRIAS en Gilde-BT nauw samengewerkt met de Gemeente Delft. Hieronder vertelt Susanna Kimah over hoe zij in aanraking kwam met TRIAS en hoe de gemeente Delft het SVS ervaart.

“Het SubsidieVolgSysteem bevat alles wat wij zoeken”

Subsidies binnenhalen en verantwoorden, gemeentes in Nederland hebben er frequent mee te maken. Zo ook de gemeente Delft. Tot 2017 hield in het Delftse gemeentehuis iedere afdeling zich afzonderlijk met deze materie bezig. In 2017 echter werd het SubsidieServicePunt (SSP) geïntroduceerd, een afdeling die dankzij een gecentraliseerd systeem alle subsidiegerelateerde kwesties op een efficiënte wijze kan behandelen. Een van de medewerkers van dat SSP is Susanna Kimah. Zij volgde ter voorbereiding scholing bij TRIAS.

“TRIAS heeft als subsidieadviesbureau ook een e-learningprogramma over subsidies. Ik kwam bij TRIAS terecht dankzij een tip van de Europa-specialist van de Gemeente Delft  die ons wees op de hoge kwaliteit van hun opleiding.” Tijdens haar opleiding hoorde Kimah van het door TRIAS ontwikkelde SubsidieVolgSysteem (SVS). “Dat had eigenlijk alles wat we zochten. Bij het SSP monitoren en registreren we inkomende subsidies. Dat gebeurde eerst in Excel, per afdeling, maar dat was te omslachtig, liep niet goed. Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief. Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies. Die vragen we overigens niet alleen voor onszelf aan, maar eveneens voor instellingen en dergelijke binnen onze gemeente.” Het SVS, legt ze uit, geeft realtime inzicht in het subsidietraject, geeft informatie over resultaten en maakt de verantwoording inzichtelijk.

“Onze administratie gebeurde eerst in Excel, maar dat was te omslachtig, liep niet goed.
Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief.
Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies.

Susanna Kimah maakt vervolgens duidelijk dat TRIAS het SVS volledig heeft afgestemd op de wensen van de gemeente Delft. Dat verliep op een bijzonder adequate en soepele manier, geeft ze aan. “Zeker in de beginfase was er veel contact, zowel via mail als telefonisch. Op onze vragen en opmerkingen werd meteen gereageerd waardoor het systeem al snel volledig aansloot bij wat we voor ogen hadden. Een goed voorbeeld is het verwerken van documenten. Die zijn bij ons vaak behoorlijk omvangrijk. Daar is het SVS aan aangepast.”

Inmiddels, zegt ze, heeft er een tweede upgrade van het SVS plaatsgevonden en werkt men in Delft met het SVS 3.0. “Wij zijn samen met de gemeente Eindhoven nauw betrokken geweest bij die upgrade. We hebben aanbevelingen gedaan die in de nieuwe versie zijn verwerkt. Nadat de vernieuwde versie was afgerond hebben we het getest en daarna bij ons in Delft geactiveerd. Door zich goed te verdiepen in wat er zoal bij ons speelt heeft TRIAS het systeem nog efficiënter en klantvriendelijker weten te maken.”

Wilt u meer weten over het SubsidieVolgSyteem? Bekijk dan ook onze flyers:
Flyer SubsidieVolgSysteem – Gemeenten
Flyer SubsidieVolgSysteem – Organisaties