Hebben we wel voldoende zicht op het subsidielandschap? En is ons subsidieproces wel efficiënt genoeg ingericht? Die vragen stelden gemeentebestuur en –raad van de gemeente De Bilt zich zo’n twee jaar geleden (2019). Nee, luidde de conclusie. Dus werd TRIAS ingeschakeld voor ondersteuning. Inmiddels zijn subsidiemogelijkheden goed in beeld en verlopen de subsidietrajecten veel efficiënter.

Meer zicht krijgen op de verschillende subsidiemogelijkheden en het beter organiseren van het eigen interne subsidieproces. Met dat verzoek kwam gemeente De Bilt uit bij TRIAS. Teamondersteuner John Kragting legt uit dat het een kwestie van speuren op het internet was, de eerste kennismaking. “We kwamen bij TRIAS uit en de eerste indruk was goed. We hebben ook enkele andere partijen benaderd, maar de uitleg over hun aanpak en het totaalplaatje deed ons voor TRIAS kiezen.”

Vertrouwen
Het is een juiste keuze gebleken, geeft Kragting aan. “De kennis en ervaring, de snelheid van handelen maar vooral ook de persoonlijke benadering spreken ons zeer aan. Het vertrouwen dat we vanaf het eerste moment voor ze hadden is bevestigd.” Wekelijks is een medewerker van TRIAS persoonlijk of – vanwege de omstandigheden – via andere communicatiemiddelen bezig met het verbeteren van interne processen en het verbinden van medewerkers aan subsidiemogelijkheden. “Maar ook op andere dagen verloopt de communicatie efficiënt en snel. Bij een vraag is er vaak nog dezelfde dag een reactie.”

“aar ook op andere dagen verloopt de communicatie efficiënt en snel.
Bij een vraag is er vaak nog dezelfde dag een reactie.

Inventarisatie
De eerste stap die werd gezet in de samenwerking tussen De Bilt en TRIAS was een inventarisatie. “Er zijn interviews geweest met medewerkers met uiteenlopende achtergronden, dus niet alleen met degenen die zich met subsidies bezighouden, om zo in kaart te brengen wat er bij ons speelt. Er werd gekeken naar onze werkwijze, hoe we omgaan met subsidiemogelijkheden, wat onze ambities zijn en waar kansen liggen. Op basis daarvan bracht TRIAS een advies uit.”

Succesvolle aanvragen
Dat advies werd, zegt Kragting, met veel enthousiasme ontvangen. Hij geeft aan dat vervolgens met behulp van TRIAS een start werd gemaakt met het uitvoeren van dat advies. “Zoals gezegd is hun coördinator één dag in de week beschikbaar om subsidiemogelijkheden te bespreken en is ze ook op andere momenten bereikbaar.” Het heeft volgens Kragting inmiddels tot een flinke procesverbetering geleid. “We hebben een veel beter beeld van de mogelijkheden. Daardoor hebben we al een aantal succesvolle aanvragen kunnen doen, onder meer op het gebied van duurzaamheid, verkeer en veiligheid en opleidingen en training.”

“We hebben een veel beter beeld van de mogelijkheden.
Daardoor hebben we al een aantal succesvolle aanvragen kunnen doen.

Grote stap
Deze manier van werken wordt nog tot het eind van het jaar gevolgd. Kragting legt uit dat dan wordt bekeken of alle werkzaamheden aangaande subsidies in de eigen organisatie kunnen worden ondergebracht of dat structureel externe ondersteuning wenselijk is. “Een van de grote stappen voorwaarts was de introductie van het SubsidieVolgSysteem (SVS) van TRIAS, waarmee met één druk op de knop inzichtelijk wordt hoe een bepaald traject ervoor staat. Daardoor en door allerlei zaken beter te organiseren hebben we nu een veel beter beeld van onze subsidiemogelijkheden en –aanvragen.”

Gemeente de Bilt