Binnen een subsidieaanvraag is het projectplan het belangrijkste instrument voor de subsidiënt/subsidieverlener om de ‘waarde’ van jouw project te kunnen beoordelen. Het doel van een projectplan is om de subsidieverlener te overtuigen dat jouw project waardevol is en de subsidie of financiering ‘verdient’. Aan de hand van deze column willen wij graag onze jarenlange ervaring met het bouwen van succesvolle projectplannen delen. Klinkt dit als muziek in de oren? Dan vertellen we je graag over de 9 onderdelen waarop je moet letten als je zelf een succesvol projectplan wilt bouwen.

  1. Neem de tijd

Een succesvolle subsidieaanvraag bouwen kost tijd. Het is daarom belangrijk dat je hiervoor goed de tijd neemt. Het bouwen kan keuzes met zich meebrengen over o.a. de business case of begroting. Hoe meer keuzes, hoe moeilijker het kiezen wordt en zonder enige voorbereiding kan dat plots overweldigend worden.

  1. Ken de (subsidie)regels.

Om de haalbaarheid van jouw project/projectvoorstel op voorhand te toetsen moet je als aanvrager weten wat de subsidieverlener waardevol vindt. Een goed startpunt is de website van de subsidieverlener en de webpagina van de subsidieregeling. Hier vind je alle informatie die je nodig hebt om een aanvraag te schrijven. Lees deze dus goed door en check of het project kan voldoen aan alle criteria.

  1. Gebruik de juiste documenten

Een projectplan is zelden tot nooit volledig vormvrij. Hou er dus rekening mee dat je ten alle tijden de juiste documenten gebruikt tijdens het opstellen en indienen van de aanvraag. Op de webpagina van de subsidieregeling staat welke onderdelen je moet toevoegen en vind je de verschillende formats.

  1. Deadline = deadline

Werk met een duidelijke planning! Maak duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden en verdeel desgewenst de hoofdstukken van de aanvraag tussen partners of collega’s. Ons advies is om alle uit te voeren taken tot aan de indiening (deadline) op papier te zetten. Kijk daarbij goed of er tevens sprake is van een tijdslimiet (bijv. indienen mogelijk tot en met 17:00)

  1. Weet wat je boodschap is!

Start niet meteen met het schrijven de aanvraag, maar denk eerst na over een heldere en concrete boodschap. Die boodschap is de kern – de rode lijn – van je volledige aanvraag.

  1. Verzamel de juiste informatie

Nu de kernboodschap helder is uitgewerkt kunnen we van start met het verzamelen van de juiste informatie. Raadpleeg het bijbehorende format van de subsidieaanvraag om te achterhalen welke informatie nodig is en toets deze regelmatig met de kernboodschap.

  1. Beantwoord de vraag!

Steeds vaker verwerken subsidieverleners steunvragen in het format. Steunvragen zijn ervoor bedoeld om de juiste informatie te achterhalen bij de aanvrager. Zorg ervoor dat je alle vragen beantwoordt door bijvoorbeeld de steunvragen als titels in je hoofdstuk te gebruiken.

Beantwoordt de vraag aan het begin en werk deze verder uit met wie, wat, waar en wanneer. Het hoe en waarom wordt uitgewerkt door de tekst heen. Haakt je lezer midden in de tekst af, dan heeft de lezer toch een antwoord op zijn vraag gekregen.

  1. Number crunching!

Een subsidieaanvraag gaat altijd gepaard met een realistische begroting. Beredeneer altijd vanuit het project. Wat is nodig om het resultaat te bereiken? Controleer de begroting en match deze met de (subsidie) spelregels. Welke kosten mag ik opvoeren? Hoe hoog is de maximale subsidiebijdrage? Zijn er bepaalde verhoudingen noodzakelijk tussen kostenposten?

  1. Frisse blik

Laat je projectvoorstel regelmatig van (inhoudelijke) feedback voorzien en verwerk de feedbackmomenten in de planning.

 

Graag meer weten over het bouwen van de beste projectplan? Neem dan contact op met Roy Golsteijn adviseur bedrijven bij TRIAS via 077-3560100 of roy@trias-subsidie.nl