Verantwoording van subsidies: het is niet iedereen zijn hobby, maar wel die van Jan-Joris Duisters! De afgelopen tien jaar heeft hij zich voornamelijk bezig gehouden met de uitvoering en verantwoording van subsidies binnen TRIAS. Vaak krijgt hij de vraag: wat betekent het nou eigenlijk als de subsidie “verantwoord” moet worden? In deze column licht hij dit en een aantal valkuilen graag toe.

Voor we de diepte ingaan, zal ik eerst het grootste verschil uitleggen tussen de inhoudelijke en de financiële verantwoording: plat gezegd verantwoord je bij inhoudelijke verantwoording de activiteiten en bij financiële verantwoording de euro’s. Bij de inhoudelijke verantwoording laat je zien dat je de projectactiviteiten (die je in je aanvraag hebt gezet) hebt uitgevoerd. Bij de financiële verantwoording laat je zien dat je iedere euro die je hebt ontvangen rechtmatig hebt uitgegeven. Sommige regelingen kennen bovendien hun eigen verantwoording buiten de inhoudelijke en financiële rapportage om, of kennen aanvullende eisen. Het blijft daarom altijd belangrijk de volledige regeling goed door te nemen.

Inhoudelijk verslag
Vaak hebben subsidienten een vastgesteld format voor een inhoudelijk verslag. Zorg ervoor dat je voldoende tijd inruimt voor het beschrijven van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Ik adviseer om bij het schrijven van het eindverslag ook de aanvraag nog eens erbij te pakken. Zijn de resultaten uit de aanvraag ook daadwerkelijk gerealiseerd? Is dit niet het geval dan is dit veelal geen probleem, maar licht dit dan toe. Hoe is de samenwerking verlopen tussen diverse partners en welke activiteiten hebben plaatsgevonden op het gebied van promotie en publiciteit?

Valkuilen
Bij het opstellen van een inhoudelijk verslag zien wij vaak de volgende valkuilen:

  • Men start te laat met het opstellen van de inhoudelijke rapportage;
  • Er is geen samenhang tussen de resultaten van diverse projectpartners;
  • Dezelfde antwoorden/teksten komen bij meer vragen uit het format terug;
  • De resultaten worden te technisch omschreven.

Financieel verslag
In de financiële verantwoording wordt inzichtelijk gemaakt hoe het project financieel heeft gepresteerd. In veel gevallen is een verklaring van de accountant verplicht bij het indienen van de eindrapportage. Benader de accountant dus tijdig om de controle in te plannen. Daarnaast is het van groot belang om altijd een tabel op te nemen waar de begroting versus de realisatie staat. Dit is een soort van financiële samenvatting van het project. Financieel moet er meestal verantwoord worden op onderstaande drie kostensoorten:

  • Loonkosten (eigen uren);
  • Kosten derden;
  • Afschrijvingskosten

Valkuilen

  • Er is niet voldaan aan de eisen rondom tijdschrijven;
  • Uurtarief is niet juist berekend;
  • Er zijn niet subsidiabele kosten opgenomen in de eindverantwoording;
  • Afschrijvingskosten zijn niet juist toegerekend aan het project;
  • Accountant wordt te laat ingeschakeld waardoor er vertraging is.

Het zelf zo teruglezend snap ik ook wel waarom dit niet iedereen zijn hobby is. Gekscherend zeg ik altijd tegen mijn klanten één dag aan de voorkant scheelt je een week aan de achterkant. Hiermee bedoel ik dat als je direct bij beschikking de administratie en verantwoording goed inregelt je hier bij de eindverantwoording alleen maar plezier van hebt. Is hier vanwege de complexiteit of capaciteit onvoldoende mogelijkheid voor bedenk dan dat er partijen zijn die dit wel leuk vinden en je graag helpen. De koffie staat klaar!

Contact
Meer weten over het verantwoorden van je subsidie? Neem dan contact op met Jan-Joris Duisters adviseur bij TRIAS via 077-3560100 of info@trias-subsidie.nl