subsidiemanagement-gemeenten

“ik zet vooral anderen in hun kracht”

Sinds 2006 is Annelies Swarts adviseur bij TRIAS. Momenteel adviseert ze vooral gemeenten bij het organiseren van het subsidiemanagement in hun organisatie en coacht ze verschillende subsidiecoördinatoren.

Subsidiecoördinatie is mensenwerk
Ik haal plezier uit het verbinden van mensen en hen te ondersteunen zodat zij het verschil kunnen maken, vertelt Annelies. Natuurlijk is kennis van het subsidielandschap een pré; maar uiteindelijk is het vooral een kwestie van contact leggen tussen medewerkers.

Succescondities
Gemeenten die aan de slag willen met het professionaliseren van subsidiemanagement kan ik de volgende tips meegeven:

  • Benoem een centraal aanspreekpunt (subsidiecoördinator) die medewerkers kan informeren over subsidiemogelijkheden en faciliteren in het proces: deze persoon hoeft niet meteen ervaren te zijn, het belangrijkste is dat er enthousiasme is om met het onderwerp aan de slag te gaan. Uit ervaringen van gemeenten blijkt dat een structurele focus op het werken met subsidies het beste werkt als een centraal persoon in de organisatie de ruimte krijgt om een coördinerende rol te vervullen. Subsidieverwerving vereist kennis, deskundigheid, interne samenwerking en alertheid.
  • Schep duidelijkheid over de rolverdeling zodat projectleiders of beleidsmedewerkers weten op welk moment ze interne collega’s kunnen betrekken voor advies bij het aanvragen of verantwoorden van subsidieprojecten. Zo zal interne afstemming over de subsidieverplichtingen direct tijdswinst opleveren in de subsidieverantwoording. Verdere verfijning van overige procesafspraken kan in een later stadium plaats vinden.
  • Zorg voor een digitaal subsidieregister voor inkomende subsidies om organisatie breed inzicht te creëren en grip te houden op mijlpalen.
  • Blijf investeren in het draagvlak onder medewerkers en faciliteer hen met tijdige informatievoorziening en advies. Een goed subsidieverwervingsproces levert geld op maar vergt in de eerste plaats tijd. De top van de organisatie moet bereid zijn deze investering te plegen en de medewerkers in dit proces te faciliteren.

Van belang is dat de subsidiecoördinator zichzelf proactief opstelt en zichtbaar maakt binnen de organisatie zodat medewerkers je opzoeken voor advies. Kern van het werk is het informeren en adviseren van medewerkers over subsidiemogelijkheden en het creëren van duidelijkheid over ieders rol binnen de organisatie. Het komt erop neer dat medewerkers op cruciale momenten bijvoorbeeld tijdig schakelen met hun (financiële) collega’s en visa versa. Immers, subsidies kun je pas echt verzilveren als het traject uiteindelijk is vastgesteld door de verstrekker. Een subsidieregister helpt om te signaleren over belangrijke mijlpalen en creëert contact met medewerkers. Het SubsidieVolgSysteem is hiervoor een handige tool. Op die manier komen ook weer nieuwe projecten onder de aandacht waarover de coördinator kan adviseren.

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Annelies Swarts bij TRIAS via 077-3560100 of annelies@trias-subsidie.nl