Subsidiemanagement-tool-TRIAS

Op het gebied van subsidiemanagement zijn er honderden verschillende methoden waarbij er geen één goed of fout is. Het is een werkwijze die voor iedereen anders is en waar geen echte waarheid over bestaat. Toch is het hebben van een tool die hierin ondersteunt onmisbaar gebleken. In dit artikel werpen we een blik op waarom het hebben van een subsidiemanagement tool een must is voor iedere organisatie welke actief is met meerdere subsidiestromen.

Waarom is het hebben van een subsidiemanagement tool een must?

Termijnbewaking
Eén van de meest genoemde redenen om te kiezen voor de inzet van een subsidiemanagement tool is termijnbewaking. Met een groeiend aantal subsidieregelingen en steeds uitgebreidere verantwoordingsverplichtingen neemt het risico toe dat een organisatie het overzicht kwijt raakt en niet of onvoldoende op de hoogte is van de kritische deadlines in het subsidieproces. Dit kan uiteindelijk (grote) financiële gevolgen hebben voor de uitbetaling.

Een subsidiemanagement tool zoals bijvoorbeeld het Subsidie Volgsysteem maakt het mogelijk om in het kader van termijnbewaking taken toe te wijzen aan betrokkenen. Hiermee wordt actief gestuurd op een tijdige en correcte afhandeling van de subsidiedossier.

Subsidiemanagement-tool-subsidievolgsysteem.nl

 

Uniformiteit
Wat vaak onderschat wordt in het kader van subsidiemanagement is het thema ‘uniformiteit’. Wanneer een tool ontbreekt is in de praktijk gebleken dat medewerkers de subsidieadministratie verwerken op een eigen manier. Dit kan ervoor zorgen dat de registratie en verwerking van subsidies afwijken van elkaar wat het voor betrokkenen lastiger maakt om de informatie te vinden of te begrijpen. Daarnaast zorgt het ontbreken van uniformiteit ervoor dat het lastiger wordt om de juiste managementinformatie inzichtelijk te maken.

Een subsidiemanagement tool geeft een organisatie richting hoe subsidies geregistreerd en verwerkt dienen te worden. Hiermee wordt de medewerker actief gestuurd op de informatie die aangeleverd dient te worden en helpt bij het juist en uniform registreren hiervan.

Centralisatie
Een subsidiemanagement tool is tevens waardevol om de subsidies binnen de organisatie te centraliseren. Bij veel organisaties worden de subsidies op individueel of afdelingsniveau aangevraagd, waardoor dit versplinterd is binnen de organisatie. Hierdoor is het lastig een totaaloverzicht te realiseren. Een subsidiemanagement tool fungeert als digitale subsidieportefeuille en zorgt voor één totaaloverzicht van de aangevraagde, lopende en afgeronde subsidietrajecten.

Daarnaast zorgt het ervoor dat alle informatie met betrekking tot de subsidies op één centrale plek staan opgeslagen waardoor de informatie niet bij individuen blijft steken.

Inzicht
Daarnaast is een subsidiemanagement tool ook een belangrijke managementtool. Het zorgt niet alleen voor een uniforme centrale opslag maar biedt ook inzicht(en) in de subsidieaanpak en -resultaten van de organisatie. De opgeslagen data maakt het mogelijk heldere en onderbouwde keuzes te maken op subsidiegebied en helpen de organisatie om het subsidiebeleid naar een hoger niveau te tillen.

Effect interne organisatie
Het gebruik van tooling voor subsidiemanagement heeft tot slot aangetoond dat het van groot effect is op de groei van de subsidieportefeuille en de interesse rondom subsidies binnen organisaties. Maar liefst 70% van de gebruikers van het Subsidie Volgsysteem gaven aan dat de subsidieportefeuille licht tot sterk gestegen is sinds het gebruik van de tool. Daarnaast gaf 80% aan dat de interesse rondom subsidies gegroeid is sinds de ingebruikname van de tool.

Kortom, een subsidiemanagement tool is voor de subsidieprofessional een must. Het creëert rust en structuur waarmee er grip op subsidies wordt gerealiseerd. Het helpt bestaande trajecten te monitoren en zorgt voor hoogwaardige managementinformatie om het subsidiebeleid naar een hoger niveau te tillen.

Meer weten over subsidiemanagement tools? Neem dan eens contact op met Jimmy Ingenpasz van onze partner Subsidie Volgsysteem via 088 – 787 787 0 of jimmy@subsidievolgsysteem.nl .