Inkomende geldstromen beheren met Excel, dat ging niet meer

Tot enkele jaren geleden verliep het beheer van de inkomende geldstromen, waaronder subsidies, op de afdeling financiën van de gemeente Eindhoven via Excel. Toen echter de vorige coördinator inkomende geldstromen met pensioen ging, gaf zijn opvolger Ine Cuijten aan dat er naar een andere methodiek moest worden uitgekeken. “De omvang van de geldstromen neemt toe en om alles overzichtelijk en efficiënt te laten verlopen, was er een nieuw systeem nodig.”

De gemeente kwam vervolgens, eind 2014, uit bij TRIAS, ontwikkelaar van het SubsidieVolgSysteem (SVS). Met het SVS krijgen klanten een goed inzicht in hun inkomende geldstromen. Het systeem is maatwerk, afgestemd op de klant. Cuijten: “Het bleek voor ons een uitstekende oplossing. Nadat we besloten hadden op het SVS over te stappen, hebben we een tijd frequent contact met TRIAS gehad, vanwege het implementeren van het systeem en het invoeren van alle gegevens. Dat is bijzonder soepel en effectief verlopen. We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.”

“Nadat we besloten hadden op het SVS over te stappen, is de implementatie bijzonder soepel en effectief verlopen.
We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.

Doordat het SVS maatwerk biedt, geeft Cuijten aan, kon het volledig op de wensen van de gemeente Eindhoven worden afgestemd. In hoeverre was dat een verbetering ten opzichte van de werkwijze in Excel? “Dat is voor mij moeilijk aan te geven omdat ik niet in Excel heb gewerkt. Ik denk dat het overzichtelijker is – wel zo prettig met de toename van het aantal geldstromen. Het SVS geeft ons in ieder geval de mogelijkheid alles goed te beheren en coördineren.” Ze legt uit dat het contact met TRIAS na de implementatie minder is geworden. “Wij nemen contact op als we bepaalde aanvullende wensen hebben, zij om na te gaan of alles naar tevredenheid verloopt. Dat gebeurt enkele keren per jaar.”

Zo’n contactmoment was er onder meer medio 2018 toen de gemeente Eindhoven besloot over te stappen naar de opvolger van het SVS, SVS Next Level. “Toen is iemand van TRIAS hier geweest om ons met de nieuwe versie vertrouwd te maken. Dankzij de goede uitleg hadden we daar niet veel tijd voor nodig”, maakt Cuijten duidelijk. Wat is de meerwaarde van die nieuwe versie voor haar? “Het dashboard is verbeterd waardoor je gemakkelijker kunt switchen tussen pagina’s. Er is naar de veiligheid gekeken en de efficiëntie en gebruikersvriendelijkheid zijn verbeterd. Dus ja, ook over de nieuwe versie zijn we zeer te spreken.”

Laatste nieuws

Volg ons op LinkedIn & Twitter!

Referenties

“TRIAS speelt onder meer een belangrijke rol bij het subsidiebewust maken van onze medewerkers. Zij coachen onze mensen bij het vinden van subsidiemogelijkheden.”

Ton HanegraafSint Michielsgestel

“Bij TRIAS weten ze precies welke informatie er in een subsidie aanvraag moet.”

Tim DingsQineto

“Ik ben zeer gecharmeerd geraakt van hun aanpak: uiteraard van de kennis, maar daarnaast de goede uitleg, het regelmatig evalueren.”

Hay HeggerArenborg

“De rol van TRIAS is voor ons heel belangrijk. Niet alleen omdat zij de trajecten en aanvragen uitvoeren, ook omdat ze ons hebben gewezen op vormen van subsidie die we nog niet kenden.”

John MarrugCorporis Medical

“Je merkt dat ze echt geïnteresseerd zijn in onze business, dat ze zich in de materie verdiepen, meedenken.”

Rik KurstenTeboza

“TRIAS had het overzicht terwijl de diverse partijen zich volledig op hun eigen onderdeel konden concentreren”

Isja FinalyVereniging Hendrick de Keyser

“Een die adviseert en begeleid, maar ons ook soms de spiegel voorhoudt. Waardoor we weer tot nieuwe inzichten en ideeën komen.”

Rik KurstenTeboza

“Zowel bij ons als bij TRIAS speelt de menselijke factor een belangrijke rol.”

Sjoerd DerkxSystemec

“Ze doen heel veel regelwerk en ontzorgen ons voor een belangrijk deel. Omdat ze veel kennis hebben en snel weten te schakelen verlopen trajecten beter.”

Roy DenessenGemeente Venlo

“In die periode heeft TRIAS onze mensen wat de kennis van subsidies betreft zonder meer naar een hoger niveau gebracht.”

Ton Hanegraaf Sint Michielsgestel

“Dankzij TRIAS ligt er nu een goed fundament om op voort te bouwen.”

Theo VerripsOrthos TR

“Een van de specialiteiten van TRIAS, is het op de juiste manier opstellen van een aanvraag. Ze denken mee, adviseren hoe het een en ander in de aanvraag verwerkt moet worden en over welke zaken er specifiek in horen te staan.”

Vincent HooftmanGemeente Oirschot

“TRIAS heeft voor ons de weg geëffend, de juiste partij benaderd en het hele traject begeleid.”

Tom FrissenQwiek

“Subsidieadviseurs van TRIAS weten dankzij hun kennis precies wat er zoal in een aanvraag moet komen te staan en waar op gelet moet worden.”

Petra Kregting ForteWelzijn

“TRIAS heeft de kennis om de juiste partijen bij elkaar te brengen.”

Ruud DerksIM Efficiency

“Tot grote tevredenheid werd de subsidie toegekend met het maximaal aantal te behalen punten.”

Ton HanegraafGemeente Sint-Michielsgestel